Datenschutzhinweise
Verantwortlicher und Kontakt
Jonathan Zachrau - Kommunikation, Design und Webentwicklung
Postfach 260 115
04139 Leipzig
Jonathan Zachrau
Adresse wie oben
Zweck und Rechtsgrundlage
Diese interne Anwendung ermöglicht angemeldeten Nutzern das Erstellen und Verwalten von Briefen. Ausdrücklich freigeschaltete Nutzer können zusätzlich Gremien, Tagesordnungen, Protokolle und Sprechzettel verwalten. Verarbeitet werden Kontodaten, Briefinhalte, Sitzungsdaten, Anwesenheitsangaben und Abstimmungsergebnisse. Für die persönliche Einführung werden außerdem Kapitel, Fortschritt und Abschlussstand pro Konto gespeichert; die Einführung zeichnet keine Dokumentinhalte auf.
keine
Ablage und Empfänger
Briefdaten und PDFs werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Jeder Nutzer kann nur seine eigenen Briefe öffnen. Interne Sitzungsdaten sind nur für ausdrücklich freigeschaltete Konten auf der jeweiligen Zugriffsliste des Gremiums zugänglich. Alle dort berechtigten Personen können Sitzungen und Gremien-PDFs bearbeiten beziehungsweise löschen; Gremienzugriffe verwaltet die anlegende Person oder die berechtigte Administration. Es gibt keine Analysewerkzeuge und keine extern geladenen Schriften oder Skripte.
Öffentliche Tagesordnungsfreigaben
Gremienmitglieder können einzelne Tagesordnungen bewusst über einen öffentlichen Link freigeben und in SharePoint einbetten. Jede Person mit dem Link kann Sitzungstitel, Termin, Ort und Tagesordnungspunkte einschließlich Informationen und Links lesen. Bei erlaubter öffentlicher Bearbeitung sind Änderungen bis zwölf Stunden vor Sitzungsbeginn möglich. Der SharePoint-Zugang beschränkt den öffentlichen Link nicht. Protokolle, Anwesenheit, Abstimmungsergebnisse, Sprechzettel und PDFs sind von dieser Freigabe ausgeschlossen. Freigaben können widerrufen und Links erneuert werden. Änderungen werden ohne Namen oder IP-Adresse als technisches Ereignis protokolliert. Für diese Ansicht wird keine Kontositzung angelegt; die Formularabsicherung funktioniert ohne Cookies. Die Freigabe endet mit Widerruf oder Ablauf der Speicherfrist der Sitzung. Protokolle des Hostingdienstleisters sind nach dessen Einstellungen zu beurteilen; dort sollten Zugangstoken in URLs ausgeblendet werden.
Hostingdienstleister gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag
Westenberg + Küppers GbR
Spanische Schanzen 37
47495 Rhenberg
Speicherdauer
Neue Sitzungsentwürfe und ihre PDFs werden ebenfalls nach der bei Sitzungsanlage festgelegten Speicherfrist gelöscht. Das Bearbeiten verlängert diese Frist nicht. Namen und Beschreibungen der Gremien bleiben bis zu ihrer manuellen Löschung gespeichert. Neue Briefe werden nach 90 Tagen automatisch aus der aktiven Ablage gelöscht. Sie können Ihre eigenen PDFs jederzeit früher löschen. Bereits erzeugte Dokumente behalten die zum Erstellzeitpunkt festgelegte Frist. Technische Sicherheitsereignisse ohne Briefinhalte bleiben bis zu 90 Tage gespeichert. Kurzfristige Anmeldezähler verwenden pseudonymisierte Kennungen und laufen nach 15 Minuten ab. Konten werden auf Veranlassung der Administration gelöscht. Der persönliche Einführungsfortschritt bleibt bis zur Kontolöschung gespeichert und wird dabei mit entfernt.
Der notwendige Sitzungscookie gilt für die aktuelle Browsersitzung. Anmeldungen enden zusätzlich nach 30 Minuten Inaktivität beziehungsweise spätestens nach 8 Stunden.
Ihre Rechte
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Bei einer Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung können Sie diese für die Zukunft widerrufen. Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Anfragen wenden Sie sich bitte an den oben genannten Kontakt.